Codice etico


1. Premessa.

La società Vibrobloc s.p.a., con sede in Montese (MO), via Padulle n. 388, è azienda leader in Italia nella progettazione e produzione di coperture in legno, strutture in legno lamellare, case in pseudomuratura e blackbau.

Il presente codice etico, adottato dal Consiglio di Amministrazione di Vibro-Bloc. S.p.a. (di seguito per brevità, società) con delibera del ……………., è un insieme di principi e regole la cui osservanza da parte dei dipendenti e collaboratori della società è di fondamentale importanza per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della società.

La sua finalità è di diffondere i valori di correttezza, lealtà, integrità e trasparenza che devono improntare le azioni ed i comportamenti dei soggetti che operano per la società.

Per questo motivo la società si impegna a promuoverne e diffonderne la conoscenza, nonché a vigilare affinché le prescrizioni in esso contenute siano rispettate intervenendo, in caso di necessità, con le azioni correttive ritenute più idonee.
In nessun modo la convinzione di agire nell’interesse o a vantaggio della Società può giustificare l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi indicati nel presente Codice.
Il presente Codice Etico, che è punto essenziale del Sistema dei controlli interni della società e costituisce parte integrante del Modello Organizzativo formalizzato ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001, è formato da:
– principi generali che caratterizzano l’etica della società e linee guida che regolano i rapporti intrattenuti con tutte le controparti;
– norme applicative che descrivono il sistema di controllo per l’osservanza del codice etico e per il suo continuo miglioramento.

Il Codice Etico è portato a conoscenza dei dipendenti della società di tutti coloro con i quali la società intrattiene relazioni d’affari attraverso strumenti di comunicazione adeguati.
In ogni caso copia del presente Codice è consegnata ad ogni componente del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale, ai responsabili della revisione contabile, nonché a tutti i dipendenti ed è portata a conoscenza di tutti coloro ai quali si applica, al momento dell’instaurazione del rapporto con la Società. Il Codice è disponibile in formato elettronico sui siti internet della Società ed una sua copia è affissa agli albi aziendali.

2. Ambito di applicazione e Destinatari.

I principi e le disposizioni del presente Codice etico costituiscono specificazioni esemplificative degli obblighi generali di diligenza, correttezza e lealtà, che qualificano l’adempimento delle prestazioni lavorative e il comportamento nell’ambiente di lavoro.
I principi e le disposizioni del Codice etico sono vincolanti per i membri del Consiglio di Amministrazione, per i componenti del Collegio Sindacale, per tutte le persone legate da rapporti di lavoro subordinato con la società (Dipendenti), per tutti coloro che a qualsiasi titolo operano per la società, quale che sia il rapporto anche temporaneo, che li lega alla stessa (Collaboratori), nonché per tutti coloro che operano per perseguirne gli obiettivi. Tutti questi soggetti che operano con la società sono di seguito definiti congiuntamente “Destinatari”.

I destinatari del Codice Etico si astengono da attività, anche a titolo gratuito, comportamenti e atti incompatibili con gli obblighi connessi al rapporto intrattenuto con la società.

La società si impegna, nei rapporti con le sue controparti, ad informarle dell’esistenza del presente codice etico con i mezzi che riterrà più adeguati.

3. Principi di riferimento e norme di comportamento.
I soggetti che agiscono per perseguire gli obiettivi della società operano nel rispetto dei seguenti principi ispiratori:

Legalità, onestà e correttezza: la società opera nel rispetto delle leggi vigenti, dell’etica professionale e dei regolamenti interni. Il perseguimento degli interessi della società non può mai giustificare una condotta contraria ai principi di legalità, correttezza e onestà. I rapporti con gli interlocutori della società sono improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto. La società si impegna ad adottare le misure utili ed opportune affinché il vincolo del rispetto della legislazione e di tutte le norme vigenti, nonché dei principi e delle procedure a tale scopo preordinate, sia fatto proprio e praticato dai destinatari del Codice.

Trasparenza e completezza dell’informazione: è impegno della società informare in modo chiaro e trasparente gli interlocutori circa la propria situazione ed il proprio andamento, senza favorire alcun gruppo di interesse o singolo individuo.

Riservatezza delle informazioni: la società assicura l’adozione di procedure atte a garantire la riservatezza delle informazioni in proprio possesso, l’osservanza della normativa in materia dei dati personali e si astiene dal ricercare dati riservati attraverso mezzi illegali. La riservatezza è considerata un valore fondamentale per la società. Il Consiglio di Amministrazione, i Dipendenti e tutti coloro che operano per il raggiungimento degli obiettivi della società, non possono divulgare o abusare di informazioni riservate o privilegiate acquisite nello svolgimento delle proprie mansioni.

Conflitti di interesse: la società opera al fine di evitare situazioni ove i soggetti coinvolti nelle attività della società siano, o possano apparire, in conflitto con i propri interessi.

Tutela dell’ambiente, della sicurezza e sviluppo sostenibile: nell’ambito della propria attività, la società si impegna a operare nel rispetto della salvaguardia dell’ambiente, secondo i principi dello sviluppo sostenibile.

Imparzialità e pari opportunità: la società si impegna ad evitare ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri interlocutori.

Rispetto della persona, salute e sicurezza: la società assicura il rispetto dell’integrità fisica e culturale della persona e il rispetto della dimensione di relazione con gli altri. La società assicura che le condizioni di lavoro al proprio interno siano rispettose della dignità individuale e si svolgono in ambienti di lavoro sicuri. La società considera un valore fondamentale la sicurezza e l’integrità fisica e morale di tutti coloro che operano per raggiungere gli obiettivi strategici aziendali. A tal fine si impegna a promuovere il rispetto delle norme vigenti e l’osservanza delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e igiene sul lavoro. La società non tollera richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la Legge o contro il Codice, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno.

Risorse umane: il Capitale Umano rappresenta per la società una risorsa strategica, attraverso la quale è in grado di sviluppare e garantire servizi e di creare valore. A tal fine la società si impegna a valorizzare le proprie risorse mettendo a disposizione delle stesse idonei strumenti di formazione, assicurando una continua crescita professionale ed il riconoscimento dell’orientamento al risultato. La società basa le sue scelte per la selezione del Personale su procedure chiare, certe e non discriminatorie. Alla costituzione e per tutta la durata del rapporto di lavoro il Personale riceve chiare informazioni sugli aspetti normativi, retributivi e riceve le indicazioni necessarie per svolgere adeguatamente il proprio incarico. Le informazioni riservate che riguardano i collaboratori sono trattate con modalità idonee a garantirne la massima trasparenza ai diretti interessati e l’inaccessibilità ai terzi, se non per giustificati ed esclusivi motivi di lavoro. Tutti i Collaboratori della società si impegnano a svolgere la propria attività con trasparenza, diligenza, professionalità nel rispetto dei valori aziendali del Codice Etico. Ogni Dipendente tutela e salvaguarda i beni aziendali con comportamenti responsabili ed in linea con le procedure organizzative, e, nei rapporti con i colleghi, si comporta in base ai principi di civile convivenza ed in spirito di piena collaborazione e lealtà. Ogni Responsabile di Funzione della società deve, con il proprio comportamento, rappresentare un esempio per i propri diretti Collaboratori ed operare affinché comprendano che il rispetto delle norme inserite nel Codice Etico costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro.

Fornitori: l’approvvigionamento di beni e servizi di qualsiasi tipo è effettuato sulla base di valutazioni obiettive circa qualità, utilità, prezzo e capacità dei Fornitori di garantire un’efficace assistenza continuativa.

Rapporti con Soci e Sindaci: i rapporti della società con i Soci ed i Sindaci sono ispirati alla massima collaborazione, correttezza e trasparenza. A tal fine è assolutamente vietato fornire dichiarazioni false o ingannevoli a tali soggetti. I Dipendenti ed i membri del Consigli di Amministrazione della società si impegnano a fornire i dati necessari per garantire un’informativa corretta ed adeguata ai soggetti indicati. In particolare i soci dovranno essere compartecipi e coinvolti nel perseguimento degli obiettivi e nel rispetto delle relative modalità, in quanto ogni comportamento non etico provoca conseguenze negative e danneggia la società.
I soci pertanto si impegnano:
– a partecipare alla vita sociale;
– a contribuire alle scelte associative in piena integrità ed autonomia da pressioni interne ed esterne, avendo come obbiettivo prioritario l’interesse della società;
– a rispettare le direttive della società espresse nelle diverse materie e ad esprimere preventivamente le personali posizioni nelle sedi appropriate;
– ad informare la società preventivamente di ogni situazione critica nell’influire il proprio rapporto con gli altri e con la società, chiedendone il necessario supporto per risolvere positivamente le questioni sorte.

Rapporti con Istituzioni pubbliche ed Autorità di vigilanza, Omaggi: i rapporti della società con i rappresentanti delle Istituzioni pubbliche e di Vigilanza sono improntati a criteri di trasparenza e professionalità, in uno spirito di massima collaborazione volto al rispetto sostanziale della regolamentazione vigente. E’ fatto divieto assoluto a tutti coloro che operano per perseguire gli obiettivi della società di promettere o di offrire, direttamente o indirettamente, a Dipendenti e Funzionari di Istituzioni pubbliche ed Autorità di vigilanza, pagamenti e benefici materiali di qualsiasi entità volti a compensare un atto del loro ufficio, ovvero ad ottenere un atto contrario ai loro doveri di ufficio. E’ consentito effettuare omaggi di modico valore purché nel rispetto delle procedure previste dalla società che prevedono adeguate forme di autorizzazione da parte delle funzioni preposte. In ogni caso gli omaggi non devono in alcun modo poter essere considerati come volti ad acquisire vantaggi in modo improprio. Per parte loro i Dipendenti e tutti i soggetti che operano per perseguire gli interessi della società non devono accettare doni o prestazioni di qualsiasi natura da soggetti con i quali intrattengono rapporti connessi con la propria attività lavorativa, se questi eccedono i limiti previsti dalle consuetudini o se sono in ogni caso contrari alla normativa attualmente in vigore.

Gestione Amministrativa e Contabile: la tenuta della contabilità aziendale è improntata a criteri di correttezza, trasparenza e completezza. Nelle scritture contabili devono essere annotate unicamente registrazioni veritiere, rispondenti alla reale natura delle operazioni inserite. Tutte le funzioni aziendali sono tenute a prestare la massima collaborazione affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità. Per ogni rilevazione contabile che riflette una transazione societaria deve essere conservata un’adeguata documentazione di supporto. Tale documentazione deve consentire di individuare il motivo dell’operazione che ha generato la rilevazione e la relativa autorizzazione. Chiunque venga a conoscenza di qualsiasi forma di falsificazione delle scritture contabili deve prontamente in formare l’Organismo di Vigilanza.

Rapporti con la Stampa e comunicazione verso l’esterno: i rapporti con la Stampa e con gli altri mezzi di comunicazione sono riservati alle funzioni aziendali a ciò preposte. Senza la preventiva autorizzazione da parte del Consiglio di Amministrazione, i Collaboratori devono astenersi dal rilasciare a rappresentanti della Stampa o di altri mezzi di comunicazione dichiarazioni o interviste concernenti l’attività della società o la sua organizzazione aziendale. In ogni caso le comunicazioni esterne devono essere improntate alla massima trasparenza e veridicità.

Dovere di riservatezza: Non è consentito divulgare e usare impropriamente informazioni e/o qualunque altro genere di notizia che abbia carattere di riservatezza connesso ad atti ed operazioni proprie di ciascuna mansione svolta senza specifica e documentata autorizzazione rilasciata nei limiti di quanto consentito dalla legge. Non sono consentiti l’uso, la trasmissione, la memorizzazione documentale o informatica di informazioni illecite o socialmente riprovevoli. Non è consentito l’accesso a terzi a documenti interni della Vibro-bloc s.p.a., sia formalizzati, sia in fase di redazione, se non nei casi e nei modi previsti dalla legislazione, nonché dalla normativa interna vigente. E’ necessario mantenere il segreto su qualsiasi informazione commerciale acquisita nel corso dello svolgimento della propria attività, salvo che la legge non preveda altrimenti.

Sistema di Controllo Interno: l’efficienza e l’efficacia del Sistema di Controllo Interno sono condizione per lo svolgimento dell’attività della società in coerenza con le regole ed i principi del presente Codice Etico. Ciascun destinatario del Codice Etico è responsabile, per la parte che gli compete, del sistema di controllo interno e della conformità della propria attività ai principi del Codice e ad ogni norma o procedura aziendale. In particolare, ciascun Dipendente è responsabile del buon funzionamento del Sistema di Controllo Interno, nell’ambito del suo ruolo e delle sue competenze.

4. Efficacia del Codice Etico e sue violazioni.
Il rispetto delle regole e delle procedure aziendali, nonché dei contenuti del presente codice costituisce essenziale delle obbligazioni contrattuali dei prestatori di lavoro ai sensi e per gli effetti dell’articolo 2104 del codice civile.
Ogni violazione delle prescrizioni contenute nel Codice Etico sarà pertanto considerata dalla società come una violazione del rapporto di fiducia con l’azienda e potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, nel rispetto delle procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, con le relative conseguenze di legge in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà, se del caso, comportare il risarcimento dei danni derivanti dalla violazione stessa.

Le violazioni del Codice da parte di componenti degli organi sociali possono comportare l’adozione da parte degli organi sociali competenti delle misure più idonee previste o consentite dalla legge.
Per le violazioni del Codice commesse dalla Rete di vendita vengono adottati i provvedimenti sanzionatori previsti nei contratti collettivi applicabili, commisurati alla gravità della violazione e alle relative circostanze oggettive e soggettive.

L’osservanza del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori e/o dai soggetti aventi relazioni d’affari con l’impresa. La violazione delle norme del Codice etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell’incarico e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.

Il soggetto preposto alla vigilanza e dal monitoraggio del rispetto delle prescrizioni contenute nel presente Codice è l’Organismo di Vigilanza, istituito in ottemperanza alle prescrizioni contenute nel D. Lgs. N. 231/2001.

A tale organismo sono affidati i compiti di seguito indicati:
– adeguare i contenuti del Codice all’evoluzione normativa;
– supportare i soggetti tenuti al rispetto del presente Codice Etico nella sua interpretazione ed attuazione;
– garantire coloro che segnalano comportamenti non conformi al Codice da qualsiasi forma di pressione, ritorsione o intimidazione;
– segnalare alle funzioni competenti eventuali situazioni anomale;
– promuovere e predisporre appositi programmi di formazione e comunicazione volti a diffondere la conoscenza dei contenuti del Codice Etico.

5. Disposizioni finali
Ogni variazione e/o integrazione del Codice etico sarà approvato dal consiglio di Amministrazione e diffuso tempestivamente ai Destinatari.